Rast a rozvoj každej spoločnosti s ručením obmedzeným (s.r.o.) často prináša so sebou aj nové požiadavky na priestory, v ktorých firma vykonáva svoju primárnu podnikateľskú činnosť. Zmena sídla spoločnosti je preto z štatistického hľadiska jednou z najbežnejších zmien, ktoré sa v obchodnom registri zaznamenávajú. Hoci sa na prvý pohľad môže zdať tento proces zložitejší, v skutočnosti je z hľadiska náročnosti zaraďovaný medzi jednoduchšie administratívne úkony. Pre úspešné absolvovanie tohto procesu je však nevyhnutné dôsledne poznať a dodržať stanovené kroky a legislatívne požiadavky.
1. Rozhodnutie o zmene sídla a úprava spoločenských dokumentov
Základným predpokladom pre zmenu sídla spoločnosti je rozhodnutie jej štatutárneho orgánu. Keďže sídlo je povinnou náležitosťou spoločenskej zmluvy alebo zakladateľskej listiny (v prípade jednoosobovej s.r.o.), jeho zmena znamená zároveň zmenu týchto zakladateľských dokumentov. Na takúto zmenu sa vo všeobecnosti vyžaduje súhlas všetkých spoločníkov spoločnosti. Výnimkou je situácia, ak spoločenská zmluva výslovne uvádza, že na zmenu spoločenskej zmluvy je oprávnené valné zhromaždenie. V takom prípade by sa vyžadoval súhlas aspoň dvojtretinovej väčšiny všetkých hlasov spoločníkov.
Je potrebné vypracovať písomný dokument, ktorý bude jednoznačne obsahovať súhlas spoločníkov so zmenou sídla. V prípade spoločnosti s viacerými spoločníkmi sa jedná o zápisnicu z valného zhromaždenia. Táto zápisnica musí obsahovať obchodné meno a doterajšie sídlo spoločnosti, miesto a čas konania valného zhromaždenia, mená predsedu a zapisovateľa, opis prerokovania bodov programu a najmä rozhodnutie zhromaždenia s uvedením výsledku hlasovania o zmene sídla a súhlas s aktualizáciou spoločenskej zmluvy. Ak sa na valnom zhromaždení rozhodlo len o zmene sídla, podpisy na zápisnici nemusia byť úradne osvedčené.
Ak má spoločnosť iba jedného spoločníka, nekoná sa valné zhromaždenie v pravom zmysle slova. Namiesto zápisnice sa vyhotovuje rozhodnutie jediného spoločníka o zmene sídla a zakladateľskej listiny. Toto rozhodnutie je jednoduchšie na vypracovanie, pretože sa neuvádzajú výsledky hlasovania a podpisuje ho výlučne jediný spoločník. V oboch prípadoch, po prijatí rozhodnutia o zmene sídla, dochádza k zmene spoločenskej zmluvy alebo zakladateľskej listiny. Je preto nevyhnutné vyhotoviť aj ich úplné znenie s novou adresou sídla. Tieto dokumenty následne podpíšu konatelia.
2. Preukázanie užívacieho alebo vlastníckeho práva k nehnuteľnosti
Aby mohla byť nová adresa sídla úspešne zapísaná do obchodného registra, musí spoločnosť preukázať svoje právo užívať novú nehnuteľnosť. To znamená, že firma musí mať k novej adrese buď vlastnícke právo, alebo užívacie právo, ktoré zriadenie sídla nevylučuje.
Najčastejšou a najjednoduchšou možnosťou je predloženie písomného súhlasu vlastníka nehnuteľnosti so zriadením sídla. Tento súhlas musí obsahovať minimálne:
- Identifikáciu vlastníka/ov nehnuteľnosti, ktorý súhlas udeľuje.
- Identifikáciu nehnuteľnosti, v ktorej má byť sídlo zriadené (adresa, číslo listu vlastníctva).
- Jasne vyjadrenú vôľu vlastníka/ov súhlasiť so zriadením sídla.
V prípade, ak má nehnuteľnosť viacero vlastníkov, je potrebný súhlas nadpolovičnej väčšiny vlastníkov, počítanej podľa veľkosti ich podielov. Ak sú vlastníci dvaja s polovičným podielom, musia súhlasiť obaja. Dôležitou legislatívnou zmenou, zavedenou pred pár rokmi, je povinnosť vlastníka/ov overiť svoje podpisy na súhlase u notára alebo na matrike.
Alternatívou k súhlasu vlastníka je platná nájomná zmluva alebo zmluva o podnájme medzi vlastníkom nehnuteľnosti ako prenajímateľom a vašou spoločnosťou ako nájomcom. Táto zmluva nesmie zakazovať zriadenie sídla na danej adrese. V prípade, že sa jedná o nehnuteľnosť vo vlastníctve manželov, je potrebný súhlas oboch manželov.
3. Podanie návrhu na zápis zmeny do obchodného registra
Po zabezpečení všetkých potrebných dokumentov, vrátane rozhodnutia o zmene sídla a súhlasu vlastníka nehnuteľnosti (alebo nájomnej zmluvy), nasleduje podanie návrhu na zápis zmeny do obchodného registra. Konateľ spoločnosti je povinný takýto návrh podať najneskôr do 30 dní odo dňa prijatia rozhodnutia o zmene sídla.
Od roku 2020 je možné tento návrh podať výlučne elektronickými prostriedkami prostredníctvom portálu verejnej správy www.slovensko.sk. Používa sa služba „Návrhy na zápis, zmenu a výmaz údajov v obchodnom registri“. Vyplnený formulár „Návrh na zápis zmeny zapísaných údajov o spoločnosti s ručením obmedzeným do obchodného registra“ (formulár č. 8) spolu so všetkými povinnými prílohami musí byť elektronicky podpísaný kvalifikovaným elektronickým podpisom konateľa (alebo konateľov).
K návrhu je potrebné priložiť nasledujúce dokumenty:
- Zápisnica z valného zhromaždenia alebo rozhodnutie jediného spoločníka o zmene sídla a spoločenskej zmluvy/zakladateľskej listiny.
- Úplné znenie spoločenskej zmluvy alebo zakladateľskej listiny v znení zmien.
- Písomný súhlas vlastníka nehnuteľnosti so zápisom sídla (s úradne osvedčeným podpisom), alebo nájomnú zmluvu. Ak spoločnosť vlastní nehnuteľnosť, môže doložiť list vlastníctva stiahnutý z katastrálneho portálu.
- V prípade potreby aj iné dokumenty, napríklad plnomocenstvo, ak návrh podáva advokát.
4. Zaplatenie súdneho poplatku
Po elektronickom odoslaní návrhu vám do elektronickej schránky príde výzva na zaplatenie súdneho poplatku vo výške 33 eur. Je dôležité uhradiť tento poplatok čo najskôr. Kým nebude poplatok uhradený, podanie sa neodošle do elektronickej podateľne príslušného súdu (návrh sa podáva vždy na súd v kraji, v ktorom bolo doterajšie sídlo firmy).
Užitočným tipom je, že ak zaplatíte súdny poplatok platobnou kartou, proces zápisu môže byť rýchlejší, nakoľko návrh bude do podateľne odoslaný okamžite. Pri platbe prevodom na účet trvá zvyčajne 3-4 pracovné dni, kým súd spáruje platbu. Registrový súd má o zápise rozhodnúť v lehote dvoch pracovných dní odo dňa, keď mu bude doručená informácia o zaplatení súdneho poplatku.
5. Oznámenie zmeny v Sociálnej a zdravotných poisťovniach
Po úspešnom zápise zmeny sídla do obchodného registra je potrebné o tejto zmene informovať aj ďalšie inštitúcie. V prípade, že má spoločnosť zamestnancov, je nutné do 8 dní od zmeny sídla oznámiť túto skutočnosť Sociálnej poisťovni a príslušným zdravotným poisťovniam.
Sociálnej poisťovni sa oznamuje zmena prostredníctvom formulára „Registračný list zamestnávateľa“, ktorý sa doručuje elektronickými službami Sociálnej poisťovne. Zdravotným poisťovniam sa oznamuje zmena na formulári „Oznámenie o vzniku, zmene a zániku platiteľa poistného“, ktorý je možné podať písomne alebo elektronicky.
6. Zmena sídla na dopravnom inšpektoráte (v prípade potreby)
Ak vaša firma vlastní motorové vozidlá, je nevyhnutné oznámiť zmenu sídla aj Polícii na dopravnom inšpektoráte. Táto povinnosť vyplýva z potreby vydať nové osvedčenie o evidencii vozidla (časť I a II). V prípade, že sa sídlo sťahuje do iného okresu, je potrebné vydať aj nové tabuľky s evidenčným číslom. Lehota na oznámenie tejto zmeny je do 30 dní.
Zmenu je možné oznámiť osobne na dopravnom inšpektoráte príslušnom podľa miesta nového sídla, alebo elektronicky, ak bolo vozidlu vydané osvedčenie o evidencii časť I po 31. máji 2010. Pri elektronickej žiadosti prebieha výmena starých dokladov a prevzatie nových dokladov a prípadne aj tabuliek s evidenčným číslom prostredníctvom kuriérskej služby.
7. Informovanie obchodných partnerov a iných inštitúcií
Hoci živnostenský úrad a daňový úrad sú o zmene sídla informované registrovým súdom, je dôležité nezabudnúť na ďalšie subjekty. Odporúča sa informovať vašich stálych dodávateľov a odberateľov o zmene adresy, aby nedochádzalo k nedorozumeniam pri doručovaní pošty či faktúr. Rovnako si sami zmeňte svoju fakturačnú a doručovaciu adresu v ich e-shopoch alebo iných systémoch.
V prípade, že je vaša firma platcom DPH, je potrebné oznámiť zmenu sídla aj miestne príslušnému daňovému úradu do 15 dní od zápisu v obchodnom registri. Súčasťou tohto oznámenia je aj vrátenie starých osvedčení o pridelení DIČ a IČ DPH (ak je firma platcom DPH) a následné prevzatie nových dokumentov s aktualizovaným sídlom.
8. Zmena sídla a virtuálne sídlo
V súčasnom podnikateľskom prostredí je flexibilita kľúčová. Pre podnikateľov a firmy, ktoré hľadajú profesionálnu adresu bez potreby fyzickej kancelárie, je virtuálne sídlo v atraktívnej lokalite ideálnym riešením. Virtuálne sídlo poskytuje oficiálnu firemnú adresu, ktorá posilňuje dôveryhodnosť spoločnosti a zároveň umožňuje efektívne riadenie korešpondencie. Využitie služieb právnych kancelárií alebo špecializovaných firiem môže výrazne zjednodušiť a zrýchliť celý proces zmeny sídla, čím minimalizuje riziko chýb a zbytočných komplikácií.
Správne zvládnutý proces zmeny sídla spoločnosti znižuje riziko oneskorení a komplikácií, ktoré by mohli negatívne ovplyvniť obchodné vzťahy či celkový chod firmy. Hoci sa proces môže zdať na prvý pohľad zvládnuteľný "svojpomocne", odborné zastúpenie profesionálmi výrazne znižuje riziko chýb a stresu počas celého procesu. Experti disponujú potrebnými skúsenosťami a sú vždy informovaní o aktuálnych legislatívnych zmenách, čo zaručuje hladký a bezpečný priebeh celej administratívy.
tags: #znamenie #o #zmene #sidla #spolocnosti