Pojem „účtovník“ môže na prvý pohľad pôsobiť zjednodušene, no v skutočnosti kvalitný účtovník (či účtovníčka) v sebe skrýva široké spektrum zručností a mal by mať komplexný prehľad o legislatíve a účtovných procesoch. V tomto článku sa zameriame na konkrétne výkazy, prehľady a povinnosti, ktoré by mal účtovník vedieť spracovať pre rôzne typy podnikateľov a rôzne agendy. Nezáleží na tom, či je podnikateľ platiteľom DPH alebo nie. Ak mu zákon ukladá povinnosť podať priznanie k dani z príjmov, je potrebné ho riešiť.
Daňové priznania a účtovné závierky: Základné povinnosti
Jednou z najčastejších úloh, s ktorými sa živnostníci a iné samostatne zárobkovo činné osoby (SZČO) obracajú na účtovníka, je spracovanie daňového priznania k dani z príjmov fyzickej osoby. Toto daňové priznanie sa podáva po skončení roka, zvyčajne do marca.
Pre právnické osoby, ako sú eseročky, je kľúčovou povinnosťou spracovanie účtovnej závierky. Rozsah účtovnej závierky sa líši v závislosti od kategórie účtovnej jednotky: mikro, malá alebo veľká. Spravidla sa závierka skladá z troch základných dokumentov: „Súvaha“, „Výkaz ziskov a strát“ a „Poznámky k účtovnej závierke“. Avšak mikro účtovná jednotka podáva len „Účtovnú závierku mikro účtovnej jednotky“ a „Poznámky k účtovnej závierke“. Tieto dokumenty sa následne predkladajú Finančnej správe do 31. marca. V prípade, ak si firma odložila povinnosť podať daňové priznanie k dani z príjmov, predlžujú sa aj lehoty na podanie účtovnej závierky, a to do 30. júna alebo 30. septembra.
DPH a súvisiace výkazy: Prehľad pre platiteľov a čiastočných platiteľov
V niektorých prípadoch vzniká podnikateľovi povinnosť registrovať sa ako „čiastočný platiteľ DPH“ (osoba registrovaná podľa § 7a) a podávať ďalšie špecifické výkazy či priznania.
- Súhrnný výkaz: Podáva sa za každý kalendárny štvrťrok, v ktorom podnikateľ dodal služby s prenosom povinnosti platiť DPH na odberateľa z krajiny EÚ. Toto sa týka väčšiny druhov služieb.
- Osobitné daňové priznanie k DPH k OSS (One Stop Shop): Týka sa len vybraných podnikateľov, ktorí pri predaji digitálnych produktov súkromným osobám do EÚ alebo pri predaji tovaru na diaľku presiahnu zákonom stanovený limit a registrujú sa do schémy OSS. Podáva sa každý kalendárny štvrťrok, ak je podnikateľ v OSS registrovaný.
- Súhrnný výkaz (v špecifickom prípade): Podáva sa iba vtedy, ak platiteľ DPH dodal dodávky do EÚ, ktoré nepodliehajú DPH v SR. Obdobie podávania (mesačne alebo štvrťročne) sa v tomto prípade líši.
Štatistické výkazy: Povinnosť voči Štatistickému úradu
Ak sa podnikateľ „šťastnou náhodou“ ocitne vo výbere Štatistického úradu, okrem povinností voči finančným úradom mu vzniká aj povinnosť zasielať rôzne typy štatistických výkazov. Rozsah a frekvencia týchto výkazov sa líši v závislosti od veľkosti firmy, odvetvia a konkrétnych požiadaviek štatistického úradu. Niektoré firmy môžu mať povinnosť podávať iba jeden krátky výkaz ročne, iné až niekoľko podrobných výkazov mesačne či štvrťročne.
Vedenie evidencií a vnútorných prehľadov
Uvedené zoznamy sa týkajú výkazov a dokumentov zasielaných smerom von z firmy. Kvalitný účtovník však zodpovedá aj za správne vedenie rôznych evidencií, prehľadov a interných dokumentov, ktoré firma musí mať v súlade so zákonom. Medzi ne patria napríklad:
- Evidencia príjmových a výdavkových dokladov v jednoduchom účtovníctve.
- Správne účtovanie komerčného poistenia podnikateľa a zápis poistnej zmluvy.
- Správne účtovanie platby poštovou poukážkou.
- Účtovanie rôznych výdavkov v jednoduchom účtovníctve, ako sú diaľničné známky a iné prevádzkové náklady.
Rozbor účtovania nákladov a výnosov v jednoduchom účtovníctve
Účtovník musí mať prehľad o účtovaní rôznych typov nákladov a výnosov podniku. Medzi bežné príklady patria:
- Účtovanie nákladov súvisiacich s užívaním bytu a súvisiacich služieb.
- Zúčtovanie zriaďovacích nákladov.
- Odpisovanie softvéru do nákladov.
- Účtovanie mzdových nákladov.
- Účtovanie mimoriadnych nákladov.
- Správne zaúčtovanie 80% spotrebnej dane z pohonných hmôt do nákladov.
- Účtovanie diaľničných známok.
Tieto princípy účtovania platili pre roky ako 2015, 2016 a ďalej, pričom legislatíva sa priebežne aktualizuje.
Príklad účtovania služieb v jednoduchom účtovníctve: Živnostník Adam Sklár
V rámci seriálu „Jednoduché účtovníctvo za rok 2014 zvládnem sám“ sme sledovali príbeh živnostníka Adama Sklára. V jednom z dielov účtoval prijaté dodávateľské faktúry za telefón a internet. Zistil, že tieto výdavky sa účtujú do stĺpca „Výdavky za služby“ v Peňažnom denníku.
Do tohto stĺpca patria aj niektoré ďalšie ostatné výdavky, ktoré môžu zahŕňať:
- Výdavky za finančné služby: Bankové poplatky, úroky z úverov, úroky pri finančnom prenájme (lízingu).
- Poistenie majetku podnikateľa: Len majetku zaradeného v obchodnom majetku (napr. nehnuteľnosti).
- Zmluvné poistenie zodpovednosti za škodu: Spôsobenú prevádzkou motorového vozidla zaradeného v obchodnom majetku, a iné poistenia.
- Výdavky za poštové služby: Nákup známok, platba na pošte (doporučený list, balík) alebo platba faktúry za poštovné.
- Výdavky za energie: Spotreba energie (plyn, elektrina, kúrenie, teplá voda) - v deň úhrady sa účtujú aj zálohy aj vyúčtovacie platby.
- Telekomunikačné výdavky: Všetky platby za telefón (pevná linka, mobil), fax, internet.
- Výdavky za nájomné.
- Výdavky za cestovné.
- Výdavky za sprostredkovanie.
- Výdavky za právne služby, služby daňových a účtovných poradcov a ostatné poradenské služby: Súvisiace s podnikateľskou činnosťou.
- Výdavky za spracovanie účtovníctva: Služby ekonóma, spracovanie miezd a inej ekonomickej agendy.
- Výdavky za školenia a odborné semináre.
- Výdavky za správne, súdne, miestne a iné poplatky.
- Výdavky na opravu a údržbu hmotného majetku.
- Výdavky na technické zhodnotenie hmotného a nehmotného majetku: Nepresahujúce limit vstupnej ceny podľa Zákona o dani z príjmov.
- Výdavky na služby spojené s výpočtovou technikou: Aktualizácia programov.
- Výdavky na dopravné a manipulačné služby: Nesúvisiace s obstaraním majetku.
Je dôležité poznamenať, že napríklad výdavky na stravné živnostníka do tejto kategórie nepatria.
Poistenie podnikateľa a jeho zaúčtovanie
Podnikateľ sa môže stretnúť so situáciou, kedy spôsobí škodu svojmu zákazníkovi alebo tretej osobe. Na ochranu pred finančnými stratami si môže zriadiť poistenie podnikateľa za škody spôsobené podnikateľom. Poistná zmluva obsahuje ročné poistné s možnosťou štvrťročnej platby. Pán Sklár v tomto prípade zapísal poistnú zmluvu do knihy záväzkov. Ak nemá dostatok hotovosti, môže si vybrať peniaze z bankomatu, pričom potvrdenie o výbere zaúčtuje ako príjem do pokladne a pohyb na účte ako výdavok z bankového účtu. Následne po úhrade poistného a poštovného poukážkou zaúčtuje tento výdavok ako „výdaj v hotovosti - výdavok ovplyvňujúci základ dane“ do stĺpca „SLUŽBY“ v peňažnom denníku.
Účtovanie pohľadávok - úvod
Náležitosti účtovných dokladov v jednoduchom a podvojnom účtovníctve
Každý podnikateľ, či už fyzická osoba (živnostník) alebo právnická osoba (eseročka), musí viesť účtovníctvo. S tým súvisí evidencia rôznych účtovných dokladov, ktoré musia spĺňať presne definované náležitosti podľa § 10 Zákona o účtovníctve.
Základné náležitosti účtovného dokladu:
- Slovné a číselné označenie: Každý doklad musí mať jednoznačné označenie (napr. pokladničný doklad, faktúra, interný doklad) a číselné označenie. V prípade jednoduchého účtovníctva sa často používajú interné číselné označenia.
- Obsah účtovného prípadu: Jasný popis účelu platby alebo transakcie (napr. úhrada faktúry č. XX, nákup náradia).
- Označenie účastníkov: Názov, sídlo, IČO, DIČ/IČ DPH dodávateľa a odberateľa.
- Peňažná suma: Číselne a slovne vyjadrená suma alebo údaj o cene za mernú jednotku a množstvo.
- Dátum vyhotovenia: Dátum vzniku účtovného dokladu.
- Dátum uskutočnenia účtovného prípadu: Ak sa líši od dátumu vyhotovenia.
- Podpisový záznam: Osoby zodpovednej za účtovný prípad a osoby zodpovednej za jeho zaúčtovanie. V prípade príjmového pokladničného dokladu podpis príjemcu potvrdzuje prijatie platby. Pri výdavkových pokladničných dokladoch k paragónom a dokladom z elektronickej registračnej pokladnice podpis príjemcu nie je nutný.
Od 1. januára 2022 bolo možné nahradiť vlastnoručný podpis kvalifikovaným elektronickým podpisom alebo obdobným preukázateľným podpisovým záznamom. Taktiež už nie je povinné uvádzať označenie účtov, na ktorých sa účtovný prípad zaúčtuje, ak to vyplýva z programového vybavenia.
Typy účtovných dokladov:
- Jednotlivé účtovné doklady: Vzťahujú sa na jeden účtovný prípad v danom období.
- Súhrnné účtovné doklady: Vzťahujú sa na viacero účtovných prípadov rovnakého typu v danom období.
Najbežnejšie účtovné doklady:
- Faktúra (vystavená/prijatá): Slúži na vyúčtovanie predaja alebo nákupu tovaru, služieb či majetku. Náležitosti faktúry sa líšia v závislosti od toho, či je účtovná jednotka platiteľom DPH. Moderné fakturačné systémy dokážu väčšinu náležitostí automaticky doplniť.
- Pokladničné doklady (príjmové/výdavkové): Zaznamenávajú pohyb hotovostných peňažných prostriedkov. Slúžia na evidenciu príjmov a výdavkov v hotovosti.
- Pokladničné doklady z e-Kasy: Pre účtovanie tržieb prostredníctvom elektronickej registračnej pokladnice. Ich náležitosti sa líšia v závislosti od účtovného úkonu a musia spĺňať požiadavky zákona o elektronickej registračnej pokladnici.
- Interné účtovné doklady: Využívajú sa na interné potreby účtovnej jednotky, napr. na účtovanie tvorby rezerv alebo zúčtovanie záväzkov voči zamestnancom.
- Protokoly o zaradení/vyradení do používania: Pre evidenciu dlhodobého hmotného a nehmotného majetku a zásob.
- Výpis z bankového účtu: Pre účtovanie transakcií uskutočnených cez bankový účet.
- Zúčtovacia výplatná listina: Na vysporiadanie záväzkov so zamestnancami.
Všetky účtovné doklady musí účtovná jednotka archivovať v súlade so zákonom o účtovníctve.
Limit platieb v hotovosti a elektronické podpisovanie
Je dôležité sledovať zákonné limity pre platby v hotovosti, ktoré sa môžu meniť. Od 1. januára 2022 došlo k zmenám v oblasti podpisovania účtovných dokladov, kde sa kládol dôraz na elektronizáciu a digitalizáciu. Elektronický podpis zaručuje integritu dokumentu a preukázateľnú identifikáciu podpisujúcej osoby. V praxi to znamená, že účtovný program môže generovať preukázateľné podpisové záznamy, ktoré nahrádzajú fyzické podpisy.
Rôzne typy účtovníkov a ich zodpovednosť
Povinnosti účtovníka sa líšia v závislosti od jeho pozície vo firme:
- Junior účtovník/fakturanti: Zodpovedajú za vystavovanie a spracovanie faktúr, ich zadávanie do účtovného programu.
- Mzdový účtovník: Stará sa o spracovanie miezd, podkladov pre úrady a poisťovne, výpočet dovoleniek a odvodov. S touto agendou mu významne pomáhajú účtovné programy.
- Hlavný účtovník (vedúci účtovného oddelenia): Zodpovedá za celkový chod účtovného oddelenia, kontrolu práce ostatných účtovníkov, výber externých dodávateľov a najmä za zostavenie účtovnej závierky. Jeho kľúčovým nástrojom je program na podvojné účtovníctvo.
Účtovná závierka a audit: Rozdiely a povinnosti
- Mikro účtovné jednotky: Zostavujú účtovnú závierku v skrátenom rozsahu.
- Malé a stredné účtovné jednotky: Pokiaľ nepodliehajú povinnému auditu, zostavujú účtovnú závierku v skrátenom rozsahu.
- Povinný audit: Ak účtovná jednotka podlieha auditu, zostavuje účtovnú závierku v plnom rozsahu a pripravuje výročnú správu. Audit vykonáva nezávislý audítor, ktorý kontroluje súlad účtovníctva s platnou legislatívou.
V súvislosti s účtovnou závierkou je dôležité správne nastavenie účtovného programu a priebežná kontrola údajov. Poznámky k účtovnej závierke by mali byť vypracované prehľadne a obsahovať len relevantné informácie, nie prázdne tabuľky.
Ochranná známka a jej účtovné a daňové súvislosti
Ochranná známka je podľa Zákona o účtovníctve považovaná za nehmotný majetok. Obstarávacia cena môže zahŕňať všetky poplatky spojené s registráciou, právnym zastúpením či konzultáciami. Náklady na registráciu ochrannej známky sú daňovo uznateľné, ak súvisia s podnikateľskou činnosťou a sú riadne zaúčtované. Ochranná známka predstavuje hodnotu, ktorá môže rásť spolu so značkou.
Znalosti a zručnosti kvalitného účtovníka
Kvalitný účtovník musí disponovať hlbokými vedomosťami o legislatíve, ktorá ovplyvňuje účtovanie:
- Zákon o účtovníctve.
- Zákony o dani z príjmov a DPH.
- Postupy účtovania pre podnikateľov.
- Zákony o sociálnom a zdravotnom poistení.
Keďže sa zákony neustále menia, sústavné vzdelávanie je pre účtovníka absolútnou nevyhnutnosťou. Dôležité je tiež overiť si, aké školenia účtovník absolvoval a aké má skúsenosti s účtovaním v konkrétnom segmente podnikania klienta. Účtovník by mal byť dochvíľny a dodržiavať termíny. Je tiež dôležité rozlišovať medzi kompetenciami účtovníka a iných odborníkov, ako sú právnici alebo finanční poradcovia. Všeobecný prehľad v týchto oblastiach je síce výhodou, ale účtovník by nemal prekračovať svoje odborné kompetencie.